Asiakasrekisteri

Asiakasrekisteri eli asiakkaiden kontaktitiedot ja yhteyshenkilöt ovat perusta kaikelle asiakkaisiin liittyvälle toiminnalle. Usein asiakasrekisterissä on paljon muitakin tietoja asiakkaista kuin vain pelkät kontaktitiedot. Kun asiakasrekisteri on keskitetty yhteen järjestelmään ja kaikkien asiakastyötä tekevien saatavilla, on jo saavutettu perustaso asiakastietojen hallinnassa. Kun kontaktitiedot ovat keskitetyssä rekisterissä on helppo lähettää messukutsuja, uutiskirjeitä, tarjouksia ja kuvauksia uusista tuotteista verrattuna tilanteeseen, jossa kontaktitiedot kerätään henkilöstöltä Exceleistä ja sähköposteista. Lukuisten asiakastietoja sisältävien Excel-listojen kierrättäminen eri versioineen osastosta toiseen ei ole kovin kestävällä pohjalla oleva asiakasrekisteri tai asiakkuuksien hallintamenetelmä.

 

Tarpeitasi vastaava asiakasrekisteri

Asiakasrekisteri sisältää yleensä tietoja olemassa olevista asiakkaista ja mahdollisista asiakkaista. Rekisteri on siis paljon laajempi kuin esimerkiksi laskutuksesta saatavat asiakastiedot, jotka sisältävät yleensä vain laskutettavat asiakkaat. Asiakkaiden luokittelu antaa rekisterille lisää syvyyttä. Kaikkia asiakkaita ei hoideta samalla tavalla. Esimerkiksi kaikkien avainasiakkaiden kutsuminen erityiseen tapahtumaan on helppoa asiakasluokittelujen avulla.

 

Asiakasrekisteri on vain pieni osa varsinaista asiakkuuksien hallintajärjestelmää eli CRM järjestelmää. Hyvä asiakasrekisteri näyttää mitkä asiakkaat ovat yrityksen näkökulmasta tuottavimpia ja keneen ei kannata käyttää niin paljon aikaa. On arvokasta tietää ketkä asiakkaat ovat ostaneet ja mitä tuotteita ja paljonko asiakkaita on kussakin asiakassegmentissä. Asiakkaiden huolenpitoa voi edistää mikäli järjestelmä näyttää helposti esimerkiksi kuinka moneen asiakkaista ei ole otettu mitään yhteyttä viimeisen puolen vuoden aikana.

 

Ajantasainen asiakasrekisteri ja CRM järjestelmä tarjoavat hyvät analysointimahdollisuudet asiakasstrategioiden pohjaksi. Hyvässä CRM järjestelmässä asiakkuuksien hoitoon liittyvät asiakirjamallit ovat kaikkien käytettävissä, jolloin esimerkiksi yrityksen visuaalinen ilme ja sopimusehdot voidaan yhdenmukaistaa samalla kun tarjousten, tilausvahvistusten ja sopimusten teko nopeutuu. Toisaalta myös kaikki asiakasdokumentit ovat helposti saatavilla. Lisäksi helppokäyttöisessä ja sujuvassa CRM järjestelmässä jokainen myyjä voi nopeasti luoda omia muistiinpanoja ja muistutuksia. Kaiken kaikkiaan kunnollinen ja kattava asiakasrekisteri tehostaa myyntiorientoituneiden yritysten arkipäivää ja samalla hyvä asiakasrekisteri mahdollistaa myös paremman asiakaspalvelun.

 

SuperOffice CRM asiakkuudenhallinta on paljon muutakin kuin vain asiakasrekisteri, joka kokoaa kaiken asiakkuuksiisi liittyvän tiedon yksiin kansiin. Parhaimmillaan asiakasrekisteriin tallennetaan kaikki olennaiset asiakkaaseen liittyvät tiedot, jotka saadaan kun asiakkaan kanssa ollaan vuorovaikutuksessa. Kerättyä tietoa voidaan hyödyntää aina kun asiakas kohdataan. Jokainen vuorovaikutus asiakkaan kanssa on totuudenhetki, joka voi auttaa säilyttämään, ohjaamaan ja syventämään asiakassuhdetta. SuperOfficen asiakasrekisteri seuraa myös asiakkuuksiesi kehittymistä ja säilöö elintärkeää hiljaista tietoa.