Lähetät sähköpostia ja huomaat, että se kimpoaa takaisin. Viestisi ei siis tavoita vastaanottajia. Meille kaikille on käynyt näin. Tässä jutussa kerrotaan kuusi syytä mistä tämä voi johtua ja mitä asialle voi tehdä.
1. Sähköpostiosoite ei ole olemassa
Sähköpostiosoitteessa voi olla kirjoitusvirhe tai se on lopetettu esimerkiksi henkilön lähtiessä yrityksestä. Olet myös voinut saada alunperinkin tekaistun sähköpostiosoitteen.
2. Sähköpostia ei voitu toimittaa perille
Vastaanottava sähköpostipalvelin ei ehkä ole ollut tilapäisesti käyttökunnossa, tai se on ylikuormitettu tai sitä ei löydy. Palvelimeen tehdään mahdollisesti ylläpitotöitä tai se voi olla jumissa tai alhaalla. Jos tämä toistuu usein niin palvelin on todennäköisesti poissa pelistä.
3. Sähköpostilaatikko on täynnä
Sähköpostisi voi myös kimmota takaisin, koska vastaanottajan sähköpostilaatikosta on muisti loppunut kesken. Viestiä ei tällöin voida toimittaa perille ennen kuin vapaata muistia on riittävästi. Voi myös olla, että vastaanottaja ei enää käytä sähköpostiaan ja siksi sähköpostilaatikko on täynnä.
4. Loma tai muu automaattivastaus
Sähköpostisi kimpoaa takaisin (bounce), jos vastaanottaja on lomalla, matkoilla tai muuten tavoittamattomissa. Tällöin viestisi menee kuitenkin perille ja on sähköpostilaatikossa odottamassa kun vastaanottaja palaa takaisin töihin tai tulee toimistolle.
5. Sähköpostisi blokataan
Vastaanottava palvelin voi myös blokata saapuvan viestisi. Tämä on yleistä esimerkiksi monissa instituutioissa ja kouluissa, joissa palvelimet on säädetty toimimaan tavanomaista tiukemmin vastaanotettujen sähköpostien suhteen.
6. Muu syy
Vastaanottava palvelin ei kerro syytä kimpoamiseen, mutta syy voi olla joku edellämainituista tai sitten se on joku muu syy.
Mitä sitten tehdä näille asioille? Ainakin kannattaa ottaa yhteyttä vastaanottajaan ja varmistaa, että käytetty sähköpostiosoite on oikea ja että vastaanottajan sähköpostilaatikossa on tilaa. Lisäksi on myös hyvä tarkistaa sähköpostisi sisältö, että sitä ei tulkittaisi roskapostiksi. Sähköpostisi voidaan helpommin tulkita roskapostiksi, jos siinä on esimerkiksi rikkoontuneita linkkejä tai lyhyitä URL osoitteita tai sinua ei pystytä kunnolla autentikoimaan. Sähköpostisi laadun voit testata täällä. Lisäksi voit lukea täältä miten monet sähköpostimarkkinoinnin ammattilaiset parantavat sähköpostien toimitusvarmuutta maksimaalisesti.
