Miten GDPR suostumusten hallintaa voi helpottaa?

Posted · Add Comment

Monella meistä on mielessä useita kysymyksiä uuteen tietosuoja-asetukseen liittyen. Yleisin saamani kysymys liittyy siihen, että tarvitaanko markkinointilupa B2B-sähköpostimarkkinointiin. Lyhyt vastaus on se, että ei tarvita kunhan tarjottavat tuotteet ja palvelut liittyvät vastaanottajan työtehtäviin tai vastuualueeseen. Vastaanottajan on toki voitava vaivattomasti kieltää markkinointi tai peruuttaa aiemmin antamansa lupa joko viestiin vastaamalla tai viestissä olevan linkin avulla. Kiellot ja lupien peruutukset tulee ottaa viivytyksettä huomioon. Suostumusten, oikeutettujen etujen, kieltojen ja erityyppisten lupien realiaikaiseen hallintaan hyvä CRM ja markkinoinnin automaatiotyökalu ovat korvaamattomia apuja. Parhaimmillaan vastaanottaja voi itse hallinnoida antamiaan lupia ja kieltoja ilman, että markkinoijan itse tarvitsee tehdä manuaalisesti mitään. Oheinen kuva näyttää miten SuperOffice CRM antaa mahdollisuuden vastaanottajille itse hallita antamiaan lupia.

Toinen yleinen kysymys liittyy siihen, että tuleeko kaikilta asiakas- ja markkinointirekisterin kontakteilta pyytää erikseen suostumus markkinointia varten. Jotkut yritykset keräävät lupia aktiivisesti, mutta erillisiä suostumuksia ei ole pakko kerätä. Oikeutettu etu ja sopimus kuten asiakkuus tai jäsenyys ovat myös mahdollisia perusteita henkilötietojen käsittelyyn. Jos suostumus valitaan henkilötietojen käsittelyn perusteeksi, rekisterinpitäjän on pystyttävä osoittamaan, että suostumus on annettu. Suostumusten osoittaminen voi olla melko haastellista ilman hyvää CRM järjestelmää, johon voidaan kirjata manuaalisesti tai automaattisesti suostumuksen saannin laajuus, tarkka ajanhetki ja suostumuksen lähde. Oheinen kuva näyttää miten SuperOffice CRM järjestelmään voidaan tallentaa tarkasti suostumukseen liittyvät tiedot. Suostumus tarkoittaa asetuksen mukaan vapaaehtoista, yksilöityä, tietoista ja yksiselitteistä tahdonilmaisua. Suostumus on pyydettävä erillään muista asioista helposti ymmärrettävässä muodossa, selkeällä ja yksinkertaisella kielellä. Suostumuksen voi perua koska hyvänsä ja peruutusmahdollisuudesta on myös informoitava.

Osa yrityksistä puolestaan pohtii myös, että voiko edelleen hankkia B2B-päättäjien tietoja markkinointirekisteriä varten. Hankittu rekisteri voi parhaimmillaan olla tehokas keino tavoittaa halutut kohderyhmät, mutta rekisteriä hankkittaessa olennaisinta on hankkia laadukas rekisteri, jonka tiedot ovat ajan tasalla ja joko ei sisällä niin sanottuja spam ansoja. Monissa lähes ilmaisissa rekistereissä on mukana spam ansoja ja lähettämällä niihin sähköpostia ilman lupaa joutuu varmuudella hankaluuksiin. Erittäin suositeltava tapa kerätä markkinointirekisteriä on toki se, että kontakteja hankitaan tapaamisista, messuilta ja vaikkapa verkkosivuilta erilaisten verkkolomakkeiden avulla.