Pois kahden kalenterin loukusta

Posted · Add Comment

Käyttäjille on varmasti tullut jo tutuksi ominaisuus jakaa SuperOffice kalenteri SuperOffice käyttäjien kesken. Voit katsoa kollegan kalenteria tai voit seurata määrittelemäsi ryhmän kalenteria ja siten helpottaa aikataulujen yhteen sovittamista. Käytäntö on erinomainen, kunhan vain kaikilta löytyy SuperOffice. Hankaluuksia tulee kuitenkin vastaan, jos kaikki organisaation jäsenet eivät olekaan SuperOffice käyttäjiä. Saattaa olla, että osa työntekijöistä käyttää pääasiassa Outlook kalenteria ja osa SuperOfficea. Tällöin aikataulujen yhteen sovittaminen muodostuu haasteelliseksi, ellei jopa mahdottomaksi tehtäväksi kun tieto ei ole tasapuolisesti kaikkien saatavilla. Joku voi jopa joutua ylläpitämään manuaalisesti kahta kalenteria, jolloin tuplabuukkausten ja muiden sekaannusten mahdollisuus kasvaa. Ja jos ei vielä ole tullut sekaannuksia vastaan, niin aikaahan tuohon kahden kalenterin ylläpitämiseen ainakin kuluu.

Tilanne on mahdollista korjata pienellä päivitystyöllä. Asentamalla linkin SuperOfficen ja Outlookin välille, saat nämä kaksi kalenteria keskustelemaan keskenään. Tämän jälkeen voit hallinnoidan vain yhtä kalenteria, kun linkki pitää SuperOffice ja Outlook kalenterin, kontaktit ja tehtävät automaattisesti ajan tasalla. Esimerkiksi kun lisäät SuperOffice kalenteriin tapaamisen, se tallettuu välittömästi myös Outlook kalenteriin. Sama tapahtuu kontaktien ja tehtävien osalta. Tai kun saat palaverikutsun Outlook kalenteriin, kutsu tallettuu heti myös SuperOffice kalenteriin. Tietojen päivitys toimii siis molempiin suuntiin. Kun kaikilla on pääsy kalenteriisi joko SuperOfficen tai Outlookin kautta, ajankäytön suunnittelu ja yhteistyö muun organisaation kanssa helpottuu huomattavasti.

Lisäksi linkki mahdollistaa sen, että sinun on mahdollista pitää ajantasainen tieto aina saatavilla myös puhelimessasi. Kuvittele tilannetta, jossa sinulla ei ole tietokonetta mukana ja sinun täytyisi päästä käsiksi asiakkaan yhteystietoihin tai ensi viikolle sovittuihin tapaamisiin. Jos olet asentanut puhelimesi synkronoitumaan Outlook tilisi kanssa, saat tärkeät SuperOffice tiedot myös puhelimeesi.

Ota kaikki hyöty irti SuperOfficesta.

Katso, miten synkronointi toimii